Maak van de organisatie een rotonde

… Het zou goed zijn als organisaties meer op rotondes zouden lijken in plaats van op kruispunten met stoplichten.

Het wordt je in de auto zo nu en dan behoorlijk lastig gemaakt. Matrixborden die te pas en te onpas gaan knipperen, zijn eerder oorzaak van files en oponthoud dan de oplossing ervan. Of doorgetrokken strepen op plaatsen waar twee wegen samenkomen, zodat je je met de andere weggebruikers moet samenpersen op twee banen, terwijl er vier banen beschikbaar zijn en er veel ruimte onbenut blijft. Kruispunten staan vol met verkeerslichten, haaientanden, gebods- en verbodsborden. Alsof iedereen onderweg alle aandacht en misschien zelfs wel zijn verstand verloren is. Stoplichten staan op rood en laten je wachten, zelfs als in de verste verte geen andere weggebruiker te bespeuren is. Welkom in de wereld van planning en controle, de wereld van de regeldrift tot drie cijfers achter de komma. Het is de wereld waarin ik mijn dagelijkse portie frustratie en ergernis binnenkrijg, en waarvan ik nog te veel terugzie in organisaties.

Woud aan stoplichten

Hoeveel professionals zoeken in organisaties hun weg en voelen dezelfde soort frustratie en ergernis? Welke doorgetrokken strepen, stoplichten, haaientanden en knipperende matrixborden belemmeren hen in hun groei en ontwikkeling?
Procedures, protocollen, regels, afspraken, beleidsstukken en stappenplannen die het licht op rood zetten en een gemotiveerd teamlid de lust, moed en op den duur zelfs motivatie benemen.
Hoeveel professionals zouden het iemand die ik laatst sprak, nazeggen: ‘Ik besteed meer tijd aan mijn administratie dan aan die ene zorgvrager, leerling of klant’?

Voor scholen is het nuttig om zich af te vragen hoeveel leerlingen worden geremd in hun ontwikkeling, omdat het systeem een woud aan stoplichten kent waardoor ze steeds weer stilstaan en moeten optrekken.

Neem nu de manier waarop het leerstofjaarklassensysteem functioneert; dat zorgt ervoor dat leerlingen vaak niet verder kunnen. Een leerling van een basisschool zei pas treffend: ‘Ik moet vaak luisteren naar een uitleg van iets wat ik allang snap.’

En dan zijn er de leidinggevenden en bestuurders die –als ze niet zelf de oorzaak zijn van allerlei belemmerende factoren– diverse gebods- en verbodsborden tegenkomen waarmee ze zich soms geen raad weten. Er gaat voor hen te veel kostbare tijd verloren aan het schrijven van beleidsstukken en documenten die niet daadwerkelijk bijdragen aan de kwaliteit van het onderwijs aan de leerlingen, de zorg aan de cliënten en de aandacht voor de burger of klant. Wat moet, dat moet; maar dat is minder dan veel leidinggevenden denken. Voor het overige geldt: besteed je tijd vooral aan mensen en manieren en niet aan zaken en papieren!

Veel leidinggevenden geven aan dat ze ongeveer zeventig procent van hun tijd besteden aan beheersmatige regelzaken en ongeveer dertig procent aan het voeren van vakinhoudelijke gesprekken en activiteiten die de professional verder kunnen helpen in zijn ontwikkeling. De wens van diezelfde leidinggevenden is dat die percentages precies omgekeerd zijn.

Tessa Janssen, die promoveerde aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam, laat in haar proefschrift zien dat autonomie van leraren de prestaties van scholen ten goede komt.

Zelfsturing maakt organisaties beter. En fijner om er te werken. Bovendien bespaart het een hoop kosten.

Zelfsturing functioneert alleen in een omgeving waarin professionals het stuur in handen krijgen en het stuur in handen nemen. Dat laatste zal veel eerder gebeuren als deze mensen benaderd worden als professionals met verstand van en liefde voor hun vak, die bovendien liever iets goed dan iets fout doen.
In zo’n cultuur krijgen mensen ruimte en vertrouwen en worden ze gestimuleerd mee te denken, initiatief te nemen en te experimenteren.

Hoe meer ruimte, vertrouwen en aandacht, hoe minder planning en controle nodig is. Andersom geldt evenzeer: hoe meer planning en controle, hoe minder ruimte, vertrouwen en oprechte aandacht wordt ervaren.
Wat is het een verademing om onderweg naar huis de rotonde in mijn woonplaats op te rijden. Hier geldt slechts een regel, waarover goed is nagedacht: links heeft voorrang. De rest is zelforganisatie. Gebruikers van een rotonde krijgen de ruimte en het vertrouwen om zelf na te denken en samen te werken met andere verkeersdeelnemers. Bovendien is aandacht vereist, want het is een voortdurend komen en gaan van kortbestaande, zelfsturende weggebruikers. Uit meerdere onderzoeken blijkt dat op rotondes minder ongelukken gebeuren.
Ik stel voor om van alle organisaties rotondes te maken!